5 modi per scrivere email migliori come architetto
Radicati Group ha previsto che il traffico di posta elettronica al giorno sarebbe stato in media di 269 miliardi a febbraio 2017.
Alcuni giorni mi sembra che la maggior parte di questi arrivi attraverso la mia casella di posta.
Sono disponibili Slack e altri strumenti per la comunicazione di lavoro, ma l’e-mail è ancora il modo migliore per comunicare con il tuo capo.
Ho alcune dozzine di indirizzi e-mail attivi che mi distraggono quotidianamente dalle mie numerose opzioni di lavoro e da questo sito.
Come architetti abbiamo a che fare con un gran numero di soggetti diversi allo stesso tempo. Clienti, consulenti, appaltatori, ingegneri e molti altri sono tutti in competizione per la nostra attenzione.
Queste sono alcune delle abitudini che ho sviluppato nel corso degli anni per rendere le mie e-mail più produttive. Questi sono i miei migliori consigli.
Queste regole sono importanti anche da tenere a mente quando ci si confronta con un potenziale datore di lavoro di architettura.
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Ecco 5 Modi Per Scrivere Email Migliori Come Architetto.
Divertiti!
1.Vai Al Punto!
Sono sicuro che il tuo insegnante di inglese del liceo sarebbe molto impressionato da quanto sei diventato verboso, ma lo odio. Vedo innumerevoli esempi di e-mail tortuose e sconclusionate che sembrano non andare da nessuna parte.
Se non prendo attenzione entro tre secondi, lo “salverò per dopo”, il che significa sostanzialmente che lo ignorerò.
Devi arrivare al punto e velocemente, idealmente nella prima frase.
Metti in chiaro cosa vuoi e quali azioni sono necessarie da parte mia. Questo è particolarmente importante quando l’e-mail viene inviata a un gruppo di persone, assicurati di identificare chi dovrebbe agire sull’attività assegnata.
2.Keep It Short
Sii breve.
Il mio ex manager aveva una regola secondo cui un’e-mail poteva contenere solo una domanda. Questo è un ottimo modo per ottenere una risposta. Vedo spesso l’approccio della “lista di controllo” all’invio di e-mail ed è una tecnica inefficace.
Usiamo un esempio per illustrare.
Ciao Brandon,
Vi prego di inviarmi eventuali modifiche al design della sezione nord-ovest dell’edificio di cui abbiamo discusso la scorsa settimana. Ciò include i commenti dei clienti e le specifiche aggiornate. Inoltre, i fornitori di materiali previsti.
-L’ingegnere
Molte persone commettono l’errore comune di inviare un’enorme lista di cose da fare quando inviano e-mail. Il destinatario potrebbe non avere tutti gli elementi nell’elenco al momento, quindi potrebbe commettere un errore quando lo vede. Quindi viene rimandato e poi dimenticato.
L’ingegnere nell’esempio sopra avrebbe fatto molto meglio a chiedere solo una o due cose, suddivise in e-mail separate.
3. Puoi Rispondere In Modo Rapido E Coerente
Il motivo per cui dovresti rispondere “in modo efficiente” anziché “velocemente” dipende dal tuo metodo di lavoro personale. Trovo che il pop-up dell’e-mail mi distragga e mi distragga da quello che sto facendo. Tuttavia, potresti preferire ricevere un messaggio e rispondere immediatamente.
Dipende anche dal tipo di cultura che ha il tuo studio di architettura. È possibile che non sarai in grado di rispondere alle e-mail entro poche ore.
Qualunque sia il metodo che scegli, lascia che si sieda o rispondi istantaneamente, sii coerente. I consulenti e gli altri membri del team con cui lavori si abitueranno al tuo stile di posta elettronica e ai tempi di risposta.
4. La Professionalità è La Chiave
È importante ricordare che il lavoro di invio di e-mail dovrebbe essere professionale in un mondo pieno di hashtag ed emoticon. Questo si estende appena oltre l’uso di emoticon e gif, ma include anche il semplice tono della tua email.
Non intavolare discussioni via e-mail, non usare frasi condiscendenti o altre emozioni negative.
Rimanere positivo è fondamentale non solo per mantenere un buon rapporto con il team di progettazione, ma spesso si tradurrà in un tasso di risposta più elevato.
5. Prima Di Inviare
Oltre al controllo ortografico standard, assicurati di rileggere tutto ciò che invii.
L’architettura è una professione complessa. Una parola errata può cambiare il significato di un’intera email. Potrebbe essere disastroso dire a un appaltatore di FARE qualcosa, invece di NON FARLO.
Ricorda che ogni e-mail che invii è letteralmente una registrazione scritta, che potrebbe essere utilizzata contro di te in tribunale. Nessuna pressione.
Ricontrolla gli indirizzi per assicurarti che siano corretti. Lascialo vuoto finché non hai completato il corpo dell’email, per evitare l’imbarazzo di inviare un messaggio parzialmente completato.
Assicurati di allegare tutti gli allegati.
Spero che tu abbia trovato utili questi 5 modi per scrivere email migliori come architetto.
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